Guide d'utilisation

Url pour accéder à l'application depuis votre téléphone ou votre ordinateur
http://bozarndf.back-line.be/

Lorsque vous prenez une photo de vos pièces justificatives avec votre téléphone, elles sont directement converties en pdf..

Table des matières

  1. Connexion
  2. Menu
  3. Uploader un justificatif
  4. Visualiser mes justificatifs
  5. Intégrer mes justificatifs à mes notes de frais dans Catalog
  6. Quelques cas concrets

1. Connexion

Comment me connecter ?

Dans le formulaire de connexion, introduisez les mêmes nom d'utilisateur et mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à Catalog

2. Menu

Comment accéder au menu ?

Pour accéder au menu, cliquez sur le bouton en haut à droite de la page

Les éléments du menu

  • Home :
    Page d'accueil
  • Notes de frais :
    Le formulaire pour uploader vos justificatifs. Il faut être connecté pour y accéder
  • Mes Justificatifs :
    La page pour visualiser / supprimer vos justificatifs déjà enregistrés
  • Help :
    La présente documentation
  • Logout :
    Se déconnecter du site
  • Choix de la langue :
    Changer de langue en cliquant sur la langue souhaitée

3. Uploader un justificatif

Comment enregistrer un justificatif de dépense ?

Accédez au formulaire en cliquant sur "note de frais" dans le menu en vous connectant si nécessaire.

Complétez les champs du formulaire : :

  • Quel type de document ?
    Précisez s'il s'agit d'un document à joindre à un bon de commande ou à une note de frais
  • Libellé
    Insérez une brève information sur le justificatif en 2 ou 3 mots maximum
  • Sélection du fichier
    Cliquez sur "Choisir des fichiers". Sur votre téléphone, prenez une photo de la pièce justificative ou sélectionnez-la si elle se trouve déjà sur votre téléphone. Sur votre ordinateur, sélectionnez le document avec votre explorateur de fichier.
  • Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour terminer l'opération et sauver votre justificatif.

Attention tous les champs sont obligatoires.

4. Visualiser mes justificatifs

Comment puis-je visualiser mes justificatifs une fois que je les ai enregistrés ?

Accédez à la page "Mes justificatifs" dans le menu en vous connectant si nécessaire..

La liste de vos documents est affichée avec la possibilité de les visualiser et les supprimer si vous le souhaitez.

5. Intégrer mes justificatifs à mes notes de frais dans Catalog

Où puis trouver mes justificatifs dans le formulaire d'encodage des notes de frais ?

Pour accéder à vos justificatifs enregistrés via votre application, cliquez sur l'icône des pdf et ensuite cliquez sur le bouton "Get files from my folder".

Les documents de mon dossier

Sélectionnez ou visualisez vos documents dans la liste de documents qui s'affiche.

6. Quelques cas concrets

Voici comment procéder pour quelques cas après vous être connecté à l'adresse https://bozarndf.back-line.be/fr/notes-de-frais et avoir encodé un libellé.

Comment enregistrer un ticket avec mon GSM ?

  1. Inserez un libellé
  2. Cliquez sur Choisir des fichiers
  3. Choisir "Appareil photo"
  4. Prenez une photo de votre ticket
  5. Enregistrez
  6. Le document apparaîtra dans vos justificatifs dans Catalog.

Comment enregistrer un document de plus d'une page (facture, offre, etc.) avec mon GSM ?

  1. Inserez un libellé
  2. Cliquez sur Choisir des fichiers
  3. Choisir "Appareil photo"
  4. Prenez une photo de la première page
  5. Cliquez sur "Ajouter une image", Choisir un fichier, Appareil photo et prenez une photo de la page suivante.
    RecommencezS autant de fois qu'il y a de pages.
  6. Enregistrez
  7. Le document apparaîtra dans vos justificatifs dans Catalog.

Comment enregistrer une image reçue par mail ?

  1. Sur GSM ou sur PC la procédure est la même.
  2. Faites une capture d'écran de votre email et enregistrez la
  3. Ensuite dans l'application cliquez sur choisir un fichier
  4. Sélectionnez la capture d'écran que vous venez de prendre
  5. Enregistrez
  6. Le document apparaîtra dans vos justificatifs dans Catalog.

Comment enregistrer un mail de confirmation ?

  1. Sur GSM ou sur PC la procédure est la même.
  2. Faites une capture d'écran de votre email et enregistrez la
  3. Ensuite dans l'application cliquez sur choisir un fichier
  4. Sélectionnez la capture d'écran que vous venez de prendre
  5. Enregistrez
  6. Le document apparaîtra dans vos justificatifs dans Catalog.

Comment enregistrer un relevé de dépenses Visa ?

  1. Sur GSM ou sur PC la procédure est la même.
  2. Si vous avez une version PDF : - Choisir fichier et sélectionnez le pdf
  3. Si vous avez une version papier procéder comme pour "Entregistrer un document" ci-dessus
  4. Important : Après avoir sélectionné votre document et avant d'enregistrer cochez la case "Ce justificatif doit être accessible au responsable des dépenses de mon département "
  5. Enregistrez
  6. Le document apparaîtra dans vos justificatifs et ceux de votre "responsable dépenses" dans Catalog.